Zugangskontrolle zum Datensatz regeln

In REFODAT können Sie den Zugang zu einem Datensatz freigeben. Dabei gibt es zwei mögliche Szenarien:

1. Bearbeitungsphase (siehe Szenario 1): Der Datensatz befindet sich noch im Status "In Bearbeitung". In diesem Fall können Sie andere Nutzer*innen einladen, um gemeinsam an dem Datensatz zu arbeiten, bevor er veröffentlicht wird.
2. Veröffentlichungsphase (siehe Szenario 2): Der Datensatz wurde bereits veröffentlicht und ist in der Regel durch seine Registrierung im System nicht weiter bearbeitbar. Die dazugehörigen Forschungsdaten könnten jedoch nur eingeschränkt zugänglich sein – etwa aufgrund eines Embargos oder anderer festgelegter Zugriffsbedingungen. In diesem Fall können andere Personen den Zugriff auf diese Daten anfragen.

Im Folgenden werden die Schritte zur Freigabe des Zugriffs beschrieben.

Szenario 1: Datensatz zur Einsicht bzw. Bearbeitung selbst freigeben

Solange sich Ihr Datensatz im Status "In Bearbeitung" befindet, können nur Sie selbst, die Redaktion und die Administrator*innen von REFODAT auf den Datensatz zugreifen. Sobald Sie über Datensatz anlegen oder Datensatz registrieren das Formular ausgefüllt und bestätigt haben, wird der Datensatz angelegt und erhält den Status "In Bearbeitung". Ab diesem Zeitpunkt stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Wenn Sie andere Personen einladen möchten, um vor der Veröffentlichung gemeinsam an den Metadaten Ihres Datensatzes zu arbeiten oder Dateien hinzuzufügen oder zu entfernen, nutzen Sie die Funktion Aktionen | Zugriffsschlüssel verwalten. Diese führt Sie zum Access Key Manager, in dem Sie Zugriffsschlüssel mit den folgenden Attributen erstellen und verwalten können:

• Geheimnis: Der Schlüssel für den Zugriff, der gleichzeitig als eindeutiger Identifikator dient.
• State: Zeigt an, ob der Schlüssel aktuell "Aktiviert" ist (Zugriff möglich) oder "Deaktiviert" (kein Zugriff, ebenfalls wenn der Schlüssel bereits verwendet wurde).
• Typ: Bestimmt, ob die eingeladene Person nur Lesen oder auch Schreiben darf.
• Ablaufdatum: Das Datum, bis zu dem der Schlüssel gültig ist, unabhängig vom State.
• Kommentar: Ein optionaler Beschreibungstext, mit dem Sie z. B. notieren können, für wen oder welchen Zweck der Schlüssel gedacht ist.

Um einen neuen Zugriffsschlüssel zu erstellen, klicken Sie auf Zugriffsschlüssel . Im erscheinenden Formular können Sie die oben genannten Attribute festlegen. Beachten Sie, dass Geheimnis und Typ verpflichtend sind. Sie können entweder einen eigenen Schlüssel definieren oder über den einen zufallsgenerierten, eindeutigen Schlüssel erzeugen. Sobald Sie auf Hinzufügen klicken, wird der Schlüssel erstellt und in der Tabelle angezeigt. Mit dem können Sie den Schlüssel bei Bedarf erneut bearbeiten und zusätzliche Metadaten wie Ersteller, Erstellungsdatum, Änderer und Datum der letzten Änderung einsehen.

Sobald der Zugriffsschlüssel erstellt ist, sollten Sie den Link zum Datensatz (z. B. https://refodat.de/receive/refodat_mods_00000042) und den Zugriffsschlüssel an die gewünschte Person weitergeben. Beim Versuch auf den Datensatz zuzugreifen, wird die eingeladene Person zunächst eine Fehlermeldung mit "Zugriff gesperrt!" sehen. Unter dieser Meldung befindet sich ein Link zu einer Seite, auf der der Schlüssel eingegeben werden kann. Nach Bestätigung wird der Schlüssel mit der Person verknüpft, die daraufhin die entsprechenden Lese- bzw. Schreibrechte erhält.

Szenario 2: Datensatz nach der Veröffentlichung auf Anfrage freigeben

Im Gegensatz zur manuellen Erstellung und Weitergabe von Zugriffsschlüsseln im ersten Szenario, können Sie bei veröffentlichten Datensätzen auch auf Anfragen anderer Personen reagieren. Wenn ein Datensatz veröffentlicht ist, jedoch dessen Forschungsdaten als "geschlossen" eingestellt sind, können Gäste und andere Nutzer*innen die Metadaten des Datensatzes einsehen, jedoch nicht auf die hochgeladenen Dateien zugreifen.

Andere Nutzer*innen, die diesen geschlossenen Datensatz sehen, können an der Stelle, wo die eigentlichen Dateien sichtbar wären, die Funktion Anfrage für einen Zugangsschlüssel senden verwenden. Nach Klick auf diesen Button erscheint ein Textfeld, in dem die Person einen Kommentar eingeben kann, warum sie Zugang zu den Forschungsdaten anfordert. Nach dem Absenden erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.

Diese E-Mail enthält die hinterlegte E-Mail-Adresse der anfragenden Person, den Link zum betreffenden Datensatz und den angegebenen Kommentar. Mit diesen Informationen können Sie entscheiden, ob Sie einen Zugriffsschlüssel erstellen und diesen an die angegebene E-Mail-Adresse der Person weiterleiten wollen. Nutzen Sie hierzu die Schritte aus dem ersten Szenario.

Sobald die Person den Zugriffsschlüssel von Ihnen erhalten hat, kann sie den Datensatz aufrufen, bei dem die Anfrage gestellt wurde, und über Aktionen | Zugriffsschlüssel aktivieren den Schlüssel eingeben. Dadurch wird der Zugang zu den hochgeladenen Forschungsdaten freigeschaltet. Die Person kann diese Dateien herunterladen, hat jedoch keine Berechtigung, den bereits veröffentlichten Datensatz zu bearbeiten.

Übersicht der Freigaben

Wie im ersten Szenario beschrieben, können Sie die von Ihnen erstellten Freigaben in Form von Schlüsseln im Access Key Manager einsehen. Gehen Sie dazu auf Aktionen | Zugriffsschlüssel verwalten beim entsprechenden Datensatz.

Wenn Sie hingegen die Freigaben einsehen möchten, die andere Nutzer*innen für Sie erstellt und deren Schlüssel Sie aktiviert haben, klicken Sie in der Navigation auf Ihren Benutzernamen und wählen Sie Benutzerdaten anzeigen. Auf der folgenden Seite finden Sie unter "Nutzerattribute:" eine Übersicht aller Datensätze und der zugehörigen Schlüssel, die Sie für Ihren Account aktiviert haben.