Hinweise zum Ausfüllen des Formulars für Metadaten

Es gibt in unserem Repositorium nur wenige Pflichtfelder, die mit * gekennzeichnet sind. Die Verwendung der übrigen Felder ist freiwillig. Mit jeder zusätzlichen Angabe machen Sie es Dritten leichter Ihre Daten zu finden, zu verstehen und nachzunutzen.

Grundlegendes

Titel*

Der Titel ist die wichtigste Beschreibung Ihrer Datensätze unter der sie später gelistet werden. Er wird im Repositorium die Überschrift Ihrer Publikation sein.

Personen*

In diesem Abschnitt können Sie eine oder mehrere Personen (oder Körperschaften) angeben, die an dieser Publikation beteiligt sind. Die Reihenfolge der Angabe innerhalb der einzelnen Kategorien (Rollen) können Sie frei bestimmen. Es gibt keine automatische alphabetische Anordnung. Zur Steuerung dieser Eingabemaske stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung, die Sie rechts neben jedem Namensfeld finden:

klappt die zur Person gehörige Detailansicht auf, zu.
fügt unterhalb eine weitere Person hinzu. entfernt die Person.
verschiebt die Person in der Maske und der späteren Anzeigereihenfolge nach oben.
verschiebt die Person in der Maske und der späteren Anzeigereihenfolge nach unten.

Links neben jedem Namensfeld können Sie die Rolle der Person angeben. Verpflichtend ist nur die Angabe der Autor(in). Die restlichen Rollen sind optional.

Autor(in)(Pflichtfeld): Diese Personen werden im Repositorium direkt neben dem Titel angezeigt und auch in exportierten Metadaten primär genannt.

Urheber(in): Urheber werden im Repositorium nicht neben dem Titel, sondern in der Detailansicht mit den anderen Metadaten ausgewiesen. Sie gelten trotzdem als Autor(in) des registrierten DOI und sind in den meisten Metadaten-Exporten als Autor(in) enthalten.

Weitere Rollen: Kommentator(in), Zusammensteller(in), Beitragende(r), Daten-Beitragende(r), Interviewer(in), Metadaten-Kontakt, Gutachter(in), Eigentümer(in), Sonstige. Diese Rollen werden in der Detailansicht mit den anderen Metadaten ausgewiesen. Je nach Zielsystem sind sie in Metadaten-Exporten enthalten - stets aber nachrangig und nicht als Autor(in).

Die Eingabemethodik ist für alle diese Rollen identisch:

Anzeigename und Verknüpfte IDs (ORCID, GND usw.)

Der Anzeigename ist das Feld gleich rechts neben der Rolle. Er gibt an, wie der Name im Repositorium dargestellt wird. Geben Sie diesen Namen bitte im Format Nachname, Vorname an - also z.B. Musterfrau, Petra. Diese Anforderung gilt nicht, wenn es sich nicht um eine natürliche Person handelt. In diesem Fall müssen Sie, wie unten beschrieben, den Typ von Person auf Körperschaft ändern.

Akademische Titel können auf verschiedene Arten eingebunden werden:

Wenn Sie keinen Titel erfassen möchten, dann geben Sie den Anzeigenamen ohne ihn an (Musterfrau, Petra)
Wenn der Titel auf der Seite der Publikation angezeigt werden soll, dann nehmen Sie ihn mit dem Vornamen im Anzeigenamen auf (Musterfrau, Prof. Dr. Petra). Wir empfehlen in diesem Fall, später in der Detailansicht genau zu spezifizieren, welcher Namensbestandteil zum Titel gehört (s.u.).
Wenn der Titel auf der Seite der Publikation nicht angezeigt werden soll, aber trotzdem in die Metadaten aufgenommen werden soll, geben Sie den Anzeigenamen ohne den Titel an (Musterfrau, Petra) und fügen ihn später in der Detailansicht unter dem Namen hinzu (s.u.).

Es besteht die Möglichkeit, die Identität jeder Person mit anderen Systemen zu verknüpfen, zur eindeutigen Identifikation empfehlen wir, mindestens eine Verknüpfung anzulegen:

ORCID: Das Anlegen dieser Verknüpfung führt dazu, dass Ihr Name im Repositorium einen öffentlich sichtbaren Link auf Ihr ORCID-Profil erhält. Ihre ORCID iD wird auch in einigen Metadaten-Exporten enthalten sein. Insbesondere ist der DOI auch mit ihr verknüpft.
GND: Das Anlegen dieser Verknüpfung führt dazu, dass Ihr Name im Repositorium einen öffentlich sichtbaren Link auf Ihren Datensatz bei der Deutschen Nationalbibliothek enthält. Die zugehörige ID wird auch in einigen Metadaten-Exporten enthalten sein. Insbesondere ist der DOI auch mit ihr verknüpft.
Andere: Eventuell werden Ihnen noch weitere persistente Identifikatoren von anderen Quellen angezeigt.

Alle Arten von Verknüpfungen werden auf die gleiche Weise angelegt: Geben Sie zuerst ihren persistenten Identifikator (ORCID, GND) oder den Anzeigenamen wie oben beschrieben an. Rechts ist ein Button, der mit Suchen beschriftet ist. Klicken Sie darauf und warten Sie, bis die Trefferlisten der verschiedenen Quellen fertig geladen haben. Sie können dann einen kompletten Treffer inklusive Namen übernehmen, indem Sie auf das Häkchen klicken, oder zielgerichtet einzelne IDs indem Sie das + neben ihnen klicken. Falls Sie die gesuchte Person nicht in der Ergebnisliste finden, versuchen Sie z.B. den Namen ohne akademische Titel zu suchen, oder verwenden Sie alternative Schreibweisen (ohne Umlaute etc.). Sie können die gewählten IDs im Detail überprüfen, indem Sie das Ausweis-Icon rechts neben dem Anzeigenamen klicken.

Die folgenden Felder gehören zur Detailansicht jedes Namens. Eventuell müssen Sie diesen Bereich erst mit dem Knopf neben dem Anzeigenamen einblenden:

Typ

Geben Sie hier an, ob es sich um eine natürliche Person oder eine Körperschaft handelt. Die Anzeigenamen von Körperschaften müssen nicht im Format Nachname, Vorname angegeben werden. Der Standardwert ist Person.

Nachname, Vorname, Anrede

Diese Felder geben detailliert an, welche Bestandteile des Anzeigenamens welche Funktion erfüllen. Im Normalfall werden sie beim Speichern automatisch aus dem Anzeigenamen abgeleitet und müssen nicht manuell ausgefüllt werden. Nur falls dieser akademische Titel enthält, empfehlen wir die manuelle Angabe dieser Detailangaben. Mit den Knöpfen am rechten Rand können Sie neue Felder hinzufügen (z.B. bei mehreren Vornamen), oder die Reihenfolge der Felder verändern. Halten Sie sich grundsätzlich an die Feldreihenfolge Nachname, Anrede1, Anrede 2, ..., Vorname 1, Vorname 2, ... und tragen Sie akademische Titel in die Anrede Felder ein. Zum Beispiel für Musterfrau, Prof. Dr. Petra:

Nachname: Musterfrau
Anrede: Prof.
Anrede: Dr.
Vorname: Petra

Und zwar in dieser Reihenfolge.

Zugehörigkeit

Hier können Sie angeben, zu welcher Organisation diese Person gehört (z.B. Institut und AG). Diese Angabe kann auf der Publikationsseite im Repositorium eingesehen werden und wird auch beim DOI und anderen Exportformaten hinterlegt.

Hinweis zu E-Mail Adressen

E-Mail Adressen sind oft an den Arbeitgeber / die Immatrikulation gebunden und dann nicht stabil. Es gibt daher zurzeit keine Möglichkeit, diese in den Metadaten einzutragen. Falls sie besondere Kontaktinformationen angeben möchten, empfehlen wir stattdessen die folgenden Alternativen:

Verknüpfen Sie Ihr ORCID Profil und halten Sie dieses aktuell. Sie können dort E-Mail Adressen und Kontaktlinks hinterlegen und auch nach einem Arbeitgeberwechsel autonom verwalten.
Weiterhin wird empfohlen die Kontaktdaten der verantwortlichen Personen bzw. Kontaktdaten in die Dokumentation (z.B. in die ReadMe-Datei) einzufügen.

Beschreibungen

Kurzbeschreibung*

Beschreiben Sie Ihren Datensatz allgemeinverständlich in Deutsch und/oder Englisch sowie ggf. in der im Datensatz selbst verwendeten Sprache in mehreren Sätzen oder Absätzen. Es besteht die Möglichkeit, diesen Text zu formatieren. Bedenken Sie, dass zum Betrachten der vollständigen Beschreibung im fertigen Datensatz bzw. in der Vorschau ein extra Klick notwendig ist. Sie sollten also die wichtigsten Informationen möglichst prägnant am Anfang aufführen.

Neben der Kurzbeschreibung haben Sie die Möglichkeit weitere Beschreibungsfelder anzulegen (klicken Sie dazu den "+" Button), um z.B. die Methodik, Inhaltsverzeichnis, Technische Informationen und sonstige Informationen darzustellen. Die Kategorien können aus dem Dropdown-Menü auf der linken Seite ausgewählt werden.

Die Beschreibung wird unter der Überschrift Ihrer Publikation angezeigt.

Datumsangaben*

Für die Angabe von Zeiträumen nutzen Sie den ˅ Button um das jeweilige Start und Enddatum anzugeben.

veröffentlicht*

Das Datum, an dem die Ressource veröffentlicht oder verteilt wird, z.B. an ein Rechenzentrum. Dies kann gegebenenfalls ein Datum in der Vergangenheit sein, wenn der Datensatz z.B. zu einer Publikation oder Verteidigung einer Thesis gehört.

akzeptiert

Das Datum, an dem der Herausgeber die Ressource in sein System akzeptiert hat (das heißt der Redaktionsprozess abgeschlossen ist). Wenn Sie einen Datensatz, der ursprünglich anderweitig veröffentlicht wurde in REFODAT registrieren, achten Sie bitte darauf hier das ursprüngliche Publikationsdatum anzugeben.

verfügbar

Das Datum, an dem die Ressource öffentlich verfügbar gemacht wird. Um das Ende eines Embargozeitraums anzuzeigen, verwenden Sie „verfügbar“.

urheberrechtlich geschützt

Das konkrete, dokumentierte Datum, an dem die Ressource gegebenenfalls den Urheberrechtsstatus erhalten hat.

gesammelt

Das Datum oder der Datumsbereich, in dem die Ressourceninhalte erzeugt wurden (z.B. Messungen, Simualtionen, Sammlungen oder Umfragen). Zur Angabe genauer oder bestimmter Zeitrahmen, in denen die Forschung durchgeführt wurde. Die Angabe bezieht sich also auf den Zeitraum der Datenerhebung.

erstellt

Das Datum, an dem die Ressource selbst zusammengestellt wurde (Datenaggregation).

übermittelt

Das Datum, an dem der Ersteller die Ressource an den Herausgeber übermittelt.

aktualisiert

Das Datum der letzten Aktualisierung der Ressource, wenn die Ressource hinzugefügt wird. Kann ein Datumsbereich sein.

gültig

Das Datum oder der Datumsbereich, in dem der Datensatz oder die Ressource gültig geworden ist (z.B. Anhand einer Richtlinie oder anderen gesetzlichen Vorgabe).

zurückgezogen (nicht für User einsehbar)

Das Datum, an dem die Ressource aus diversen Gründen entfernt wurde. Metaangabe, die von der Redaktion eingestellt wird. Im Abschnitt "Beschreibung" wird der Grund für den Widerruf oder die Rücknahme vermerkt.

Weitere Informationen

Sprache

Wählen Sie hier die Sprachen aus, die Sie für Ihre Forschungsdaten (nicht Metadaten) verwendet haben. Deutsch und Englisch sind als Auswahlmöglichkeiten voreingestellt, für andere Sprachen nutzen Sie das Suchfeld und wählen aus der hinterlegten Liste aus. Falls Sie die von Ihnen verwendete Sprache in den Forschungsdaten unter den Auswahlmöglichkeiten vermissen, kontaktieren Sie uns gerne unter der Funktionsadresse refodat[at]uni-jena.de.

Sachgruppe der Deutschen Nationalbibliothek*

Geben Sie hier an, zu welchem Fachgebiet Ihre Daten zugeordnet sind. Es wird dafür das Schema der Deutschen Nationalbibliothek verwendet.

Mit dem "+" Button können weitere Sachgruppen hinzugefügt werden. Eine Übersicht über die Sachgruppen finden Sie auf den Seiten der Deutschen Nationalbibliothek.

Typ der Ressource*

Geben Sie hier an, um was für eine Art von Forschungsdaten es sich handelt. Sie können mehrere Ressourcentypen angeben, indem sie den "+" Button auf der rechten Seite verwenden.

Rechte

Lizenz*

Wählen Sie hier die Lizenz aus, unter der Sie die Forschungsdaten für die Öffentlichkeit freigeben (die zugehörigen Metadaten, die Sie im Formular eingeben, sind gemäß unseren Nutzungsbedingungen immer CC0-lizenziert). Es sind weitere Informationen zu den Lizenzen auf einer separaten Seite verfügbar.

Zugriffsberechtigungen

Hier wählen Sie die Optionen aus, unter denen Dritte auf ihre Daten zugreifen können.

Keine Einschränkungen, bedeutet, dass ab dem Datum, welches Sie für die Veröffentlichung ihrer Daten festgelegt haben, Dritte frei auf Ihre Daten zugreifen können. Die von Ihnen festgelegten Lizenz regelt die Bedingungen der Nachnutzung der Daten.
Kein Zugriff (restricted Access) bedeutet, dass REFODAT Dritten keinen direkten Zugriff auf Ihre Daten gewährt. Die Metadaten sind jedoch immer sichtbar. Andere registrierte Nutzer können Anfragen zum Zugriff auf die Forschungsdaten stellen, die wiederum durch einen Zugriffsschlüssel des Users, der den Datensatz angelegt hat, freigegeben werden können.
Bei externem Zugriff, insbesondere wenn Sie einen Datensatz registriert und nicht in REFODAT angelegt haben, wird der Zugriff am ursprünglichen Publikationsort geregelt. Es gelten die dort gemachten Angaben.

Embargo

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Forschungsdaten unter ein Embargo zu stellen. Nach der Publikation sind dann zunächst nur die Metadaten öffentlich einsehbar. Um eine Embargofrist anzugeben, tragen Sie bei den Angaben zu den verschiedenen Datumstypen unter verfügbar das Ende der Embargofrist ein.

Einrichtung*

Hier können Sie die universitäre Einrichtung auswählen, unter der diese Publikation eingruppiert werden soll. Dies beeinflusst die Anzeige im Einrichtungs-Index des Repositoriums. Sollten Sie in unserem Repositorium eine Einrichtung vermissen, so kontaktieren Sie uns gerne. Haben Sie sich mit SSO via Shibboleth angemeldet, wird automatisch Ihre Universität bzw. Hochschule hier ausgewählt. Sie können aber Ihre Einrichtung (wie z.B. Professur oder Institution) weiter spezifizieren.

Schlagwörter

Schlagwort

Hier können Sie Schlagwörter angeben, die Ihre Publikation besser auffindbar machen.

Geben Sie ihr Schlagwort in das Textfeld ein und...
Klicken Sie dann den Suchen Knopf. Das Schlagwort wird nur gespeichert, falls Sie diesen Schritt ausführen!
Es wird nun eine Liste von Treffern im Klassifikationsschema angezeigt. Klicken Sie neben dem gewünschten Schlagwort auf die Hinzufügen-Schaltfläche.
Falls kein Treffer gefunden wurde, klicken Sie auf Freies Schlagwort hinzufügen.

Die DNB verwendet deutschsprachige Begriffe. Daher ist es evtl. sinnvoll, Ihre Schlagwörter sowohl in Englisch als auch in Deutsch anzugeben. Hinterlegen sie jeweils ein Schlagwort pro Eingabefeld. Für die Angabe mehrerer Schlagwörter fügen Sie mittels des "+" Knopfes auf der rechten Seite weitere Felder hinzu.

Geografischer Ort

Falls die Forschungsdaten sich auf einen geografischen Ort beziehen, können Sie hier die Ortsnamen erfassen.

Geben Sie den geografischen Ort (Ortsnamen) in das Textfeld ein und klicken Sie dann den Suchen Knopf. Der geografische Ort wird nur gespeichert, falls sie diesen Schritt ausführen!

Es wird nun eine Liste von Treffern im Klassifikationsschema angezeigt. Klicken Sie neben dem gewünschten Ortsnamen auf die Hinzufügen-Schaltfläche.

Falls kein Treffer gefunden wurde, klicken Sie auf Freien Ortsnamen hinzufügen.

Geografische Koordinaten

Zur Erfassung von geografischen Koordinaten stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Klicken Sie auf Koordinaten hinzufügen und tragen Sie diese von Hand ein.

Legen Sie mittels Polygon hinzufügen oder Punkt hinzufügen die gewünschte Geometrie auf der angezeigten Karte an. Die entsprechenden Koordinaten werden automatisch erzeugt.

Auf technischer Ebene werden Ihre Koordinaten als Dezimalgrad in WGS84, EPSG 4326 Tupel mit dem Format Longitude1 Latitude1, Longitude2 Latitude2, ... und dem Punkt als Nachkommastellenseparator gespeichert.

Technische Angaben

Umfang

Geben Sie die Gesamtgröße des Datensatzes an. Diese Angabe kann sich auf die Speichergröße der Dateien (z.B. 12 GB), Anzahl von Seiten (z.B. 15 Seiten) oder andere Größen beziehen. Sollten Ihre Daten verpackt sein, geben Sie die Größe der entpackten Daten an. Wenn Sie eine Video- oder Audiosammlung haben, geben Sie die Wiedergabelänge des Materials an.

Format

Hier können Sie die technischen Formate der Ressource angeben. Nennen Sie bitte alle Formate, in denen Dateien vorliegen, idealerweise in der Reihenfolge der Häufigkeit. Verwenden Sie dafür die Dateierweiterung bzw. den MIME-Type der Dateien (z.B. PDF, XML, MP4). Zur Auswahl des MIME-Types ist eine entsprechende Liste hinterlegt, die sich durch Eingabe der ersten Zeichen des Wortes weiter eingrenzt. Falls ein MIME-Type in der Liste für Ihre Daten fehlt, kontaktieren Sie uns gerne unter der Funktionsadresse refodat[at]uni-jena.de.

Förderung

In diesem Abschnitt können Sie einen oder mehrere Förderer angeben, die an dieser Publikation beteiligt sind. Dabei sind einer Förderung jeweils folgende Detailangaben zugeordnet:

Name des Förderers

Geben Sie hier den Namen des Fördermittelgebers ein.

Fördermittelgeber-ID

Geben Sie die ID ihres Fördermittelgebers ein und spezifizieren Sie nach welchem Schema (RoR, ISNI etc.) die Angabe erfolgt.

Auszeichnungstitel

Geben Sie den Projekttitel, beziehungsweise den Namen der Auszeichnung, also beispielsweise des Stipendiums oder des Preises ein, durch den finanzielle Förderung des Datensatzes erfolgt.

Auszeichnungsnummer

Geben Sie den vom Geldgeber zugewiesenen Code ein. Verwenden Sie den für den Nachweis der Mittelverwendung vergebenen Code, und nicht den für die interne Kommunikation mit dem Geldgeber.

URI – hier können Sie weitere Informationen über die Förderung verlinken (die vom Geldgeber bereitgestellt werden müssen).

Die Reihenfolge der Angabe der Fördergeber können Sie frei bestimmen. Es gibt keine automatische alphabetische Anordnung. Zur Steuerung dieser Eingabemaske stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung, die Sie rechts neben jedem Namensfeld finden:

klappt die Ansicht der Förderer auf, zu.
fügt unterhalb einen weiteren Förderer mit den dazugehörigen Detailangaben hinzu.
entfernt einen Förderer und die zugehörigen Angaben.
verschiebt den Fördergeber in der Maske und der späteren Anzeigereihenfolge nach oben.
verschiebt den Fördergeber in der Maske und der späteren Anzeigereihenfolge nach unten.