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Schritt für Schritt zur Veröffentlichung ihrer Forschungsdaten auf REFODAT

Eine Veröffentlichung kann entweder aus dem originären Anlegen eines Datensatzes in REFODAT bestehen, oder aus der Registrierung eines Datensatzes in REFODAT, der bereits an anderer Stelle vorhanden ist. Letzteres kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Sie ein fachbezogenes Repositorium nutzen, in dem keine verlinkbaren persistenten Indentifikatoren vergeben werden oder wenn Sie alle Datenveröffentlichungen Ihrer Arbeitsgruppe an einem zentralen Ort verzeichnen wollen.

Anlegen eines Datensatzes in REFODAT

Schritt 1

  • Prüfen Sie, ob REFODAT das richtige Repositorium für Ihre Forschungsdaten ist. Diese Handreichung gibt eine Übersicht über die Kriterien zur Auswahl von Repositorien. Bei Fragen kontaktieren Sie gerne Ihre lokale FDM Stelle.

Schritt 2 ‒ Klären rechtlicher Fragen

  • Ist es Ihnen erlaubt die Daten aus juristischer Sicht zu veröffentlichen (Urheberrecht, Datenschutz und andere Rechte Dritter)? Einen Überblick zur Thematik Recht und Forschungsdaten finden Sie auf Forschungsdateninfo. Dort gibt es auch eine Übersicht möglicher Hindernisse für eine Datenpublikation.
  • Wählen Sie eine geeignete unterstützte freie Lizenz aus.
  • Stimmen alle Autorinnen und Autoren der Veröffentlichung der Daten unter diesen Bedingungen und mit Nennung ihrer Namen zu?
  • Falls Sie offene rechtliche Fragen haben, sollten Sie sich juristischen Rat (z.B. beim Justiziariat ihrer Hochschule) einholen.

Schritt 3 ‒ Bereiten Sie Ihre Daten vor

  • Führen Sie Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenqualität durch, die dem Standard in Ihrer Fach-Community entsprechen.
  • Es dürfen keine nicht anonymisierten personenbezogenen Daten lebender Personen ins Repositorium eingestellt werden.
  • Sollten Ihre Daten in einem proprietären Format vorliegen, stellen Sie diese bitte zusätzlich in einem offenen Format bereit, das zur Langzeitarchivierung geeignet ist (z.B. .csv statt .xlsx).
  • Zur Erhöhung der Nachnutzbarkeit können Sie ihre Daten gerne in mehreren Formaten bereitstellen. Insbesondere falls sie LaTeX zur Erstellung von PDFs genutzt haben, ist es im Sinne der Barrierereduktion, die Ausgangsdateien ebenfalls mit bereitzustellen. Diese lassen sich von gängigen Screenreadern deutlich besser interpretieren, gerade was Formeln angeht.
  • In REFODAT können ausschließlich Dateien (einzeln, oder als zip/tar) hochgeladen werden, keine Verzeichnisse. Stellen Sie daher sicher, dass alle Ihre Dateien kontextunabhängig, eineindeutig und am besten sprechend benannt sind.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Dateinamen keine Sonderzeichen (außer -, ., _ und Leerzeichen) enthalten. Dateien in Archiven (z.B. Inhalte von .zip-Dateien) sind von dieser Anforderung nicht betroffen.
  • Dokumentieren Sie Ihre Daten ausführlich in einer ReadMe-Datei (z.B. readme.txt, readme.md). Stellen Sie insbesondere den ursprünglichen strukturellen Zusammenhang der Daten dar. Sie können die Datei zusätzlich in das .pdf-Format konvertieren, damit sie in der Vorschau des Repositoriums angezeigt werden kann.
  • Bei großen Datenmengen (>10GB) kontaktieren Sie uns bitte über die Funktionsadresse refodat[at]uni-jena.de für die individuelle Organisation des physischen Datentransfers.

Schritt 4 ‒ Anlegen eines Entwurfs im Repositorium

Bei mehreren Beteiligten bestimmen Sie zunächst eine geeignete Person für die Arbeit mit dem Repositorium. Der Datensatz wird an das Nutzendenkonto dieser Person gebunden sein und Rückfragen des technischen Personals gehen an deren E-Mail-Adresse.

  • Für die optimale Darstellung benutzen Sie einen Desktop-Rechner oder ein Notebook.
  • Öffnen Sie die Webseite des Forschungsdatenrepositoriums in Ihrem Webbrowser, melden Sie sich an und klicken Sie dann auf Einreichen.
  • Zur Vereinfachung können Sie einen bestehenden Datensatz als Template für Ihre Einreichung nutzen. Hierfür geben Sie den entsprechenden DOI im Eingabefeld an, um die vorhandenen Metadaten in die REFODAT Eingabemaske zu übernehmen. Dies ergibt insbesondere dann Sinn, wenn Sie neue Arbeitsstände abbilden oder unterschiedliche Arbeitsergebnisse einer Gruppe einpflegen.
  • Nutzen Sie die Eingabemaske und erfassen Sie die Metadaten zum Datensatz. Unsere Hinweise zum Ausfüllen des Formulars für Metadaten geben detaillierte Hinweise zur Feldbelegung.
  • Mit einem Klick auf Speichern wird der Entwurf erstellt.
  • Sie sehen nun eine Vorschau Ihres Datensatzes. Zu diesem Zeitpunkt können nur Sie, Redakteur/innen und Administrator/innen den Datensatz sehen.
  • Falls Sie Änderungen an den Metadaten vornehmen möchten, klicken Sie auf Aktionen | bearbeiten dieses Datensatzes, um zur Metadaten-Eingabemaske zurück zu gelangen.

Falls Sie sich später entschließen, den Entwurf nicht zu publizieren, löschen Sie ihn bitte unter Aktionen | Löschen dieses Dokumentes.

Schritt 5 ‒ Hochladen der Forschungsdaten

Für einen schnellen und störungsfreien Upload nutzen Sie bitte das kabelgebundene LAN Ihrer Einrichtung.

  • Der Upload von Dateien mit Sonderzeichen im Namen (siehe oben) ist unterbunden, verwenden Sie daher einfache Dateinamen.
  • Klicken Sie auf durchsuchen in dem grauen Dateifeld in der Mitte Ihrer Publikationsvorschau und wählen Sie die zu veröffentlichende(n) Datei(en).
  • Alternativ können Sie auch mehrere Dateien auf einmal per Drag-and-Drop auf das graue Dateifeld ziehen. Laden Sie nur Dateien auf diese Art hoch, keine Verzeichnisse.
  • Der Fortschritt des Dateitransfers ist im Fenster unten rechts dargestellt. Warten Sie die Verarbeitung auf Serverseite ab. Der Upload ist abgeschlossen sobald das Fortschrittsfenster rechts unten ausgeblendet wird. Das kann einige Momente dauern.
  • Führen Sie diese Schritte mit allen Ihren Forschungsdaten sowie evtl. erstellten Dokumentationsdateien durch. Irrtümlich hochgeladene Dateien löschen Sie über das Zahnradsymbol neben dem Dateiamen.
  • Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, Dateien, die bereits auf einem über das Netzwerk erreichbaren Server liegen, asynchron in das Repository zu laden. Fügen Sie einfach die URL in das Feld unterhalb Hochladen über URL ein und klicken Sie auf Hochladen . Der Upload erfolgt dann im Hintergrund und Sie erhalten eine E-Mail, wenn er abgeschlossen ist. Das Fenster Ihres Browsers muss dabei nicht geöffnet sein. Der Download von Google Drive wird nicht unterstützt.
  • Bestimmen Sie nun eine der hochgeladenen Dateien zur Hauptdatei, indem Sie auf das Zahnrad rechts neben dem Dateinamen klicken. Wenn Sie z.B. eine PDF- oder Bild-Datei wählen, wird diese in der Vorschau angezeigt.

Schritt 6 ‒ Publizieren

Nach dem Publizieren sind die Metadaten und gegebenenfalls die freigegebenen Forschungsdaten für die Öffentlichkeit im Internet zugänglich und sie können die Dateien nicht mehr bearbeiten. Die Metadaten der Einträge werden in diversen Indizes und Aggregatoren weiterverwendet. Prüfen Sie daher Ihren Datensatz vorher sorgfältig.

  • Zur Prüfung der erfassten Metadaten und den hochgeladenen Dateien können Sie über Aktionen | Zugriffsschlüssel verwalten andere REFODAT-Nutzende einladen, um den Datensatz zu sehen bzw. bearbeiten zu können.
  • Falls Ihre Daten nicht direkt öffentlich zugänglich sein sollen, legen Sie ein Embargo für die hochgeladenen Dateien an, indem Sie das Datum für "verfügbar" auf das Ende des Embargozeitraums setzen. War ein Dokument einmal ohne aktives Embargo zugänglich, kann ein Embargodatum nicht mehr nachträglich eingerichtet werden. Entsprechend müssen Verlängerungen während eines aktiven Embargos erfolgen.
  • Klicken sie auf den Button oben rechts Veröffentlichung starten. Bestätigen Sie, dass Sie die Nutzungshinweise gelesen haben und klicken Sie auf Veröffentlichung starten. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.
  • Außerdem wird die Redaktion des TKFDM benachrichtigt und der Redaktionsprozess beginnt.
  • Eine Veröffentlichung in REFODAT ist ausgeschlossen, wenn Rechte Dritter verletzt werden. Wir behalten uns vor, auch nachträglich Dokumente im Repositorium zu sperren, wenn wir von entsprechenden Rechtsverletzungen Kenntnis erlangen.
    • Das Einstellen personenbezogener Daten ist nicht gestattet. Die Daten selbst werden stichprobenartig darauf geprüft, ob ein Personenbezug besteht bzw. hergestellt werden kann.
    • Datendubletten von bereits in REFODAT angelegten Datensätzen werden nicht veröffentlicht.
    • Bei Verstößen gegen die Gute wissenschaftliche Praxis werden betroffene Datensätze bei Bekanntwerden aus dem Repositorium entfernt.
  • Die Qualitätsprüfung des Datensatzes geht auf folgende Aspekte ein
    • Vollständigkeit der Metadaten
    • Dokumentation der Daten (z.B. durch eine ReadMe)
    • Dateiformate und Organisation
  • Das Ergebnis der Prüfung, insbesondere konkrete Überarbeitungsvorschläge, teilen wir Ihnen in der Regel innerhalb von 14 Tagen per E-Mail mit. Solange der Datensatz noch nicht veröffentlicht ist, können Sie ihn bearbeiten. Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Datensatz für die Öffentlichkeit freigeschaltet ist.

Fertig

Mit dem Eintreffen der Bestätigungs-E-Mail ist der Publikationsprozess abgeschlossen. Damit wurde ein DOI als Identifikator für den Datensatz erzeugt. Sollte die E-Mail Sie innerhalb des oben angegebenen Zeitrahmens nicht erreichen, so kontaktieren Sie uns über die Funktionsadresse refodat[at]uni-jena.de unter Nennung des Links (z.B. https://refodat.de/receive/refodat_mods_00000042) zu ihrem Datensatz. Die hochgeladenen Forschungsdaten und die Metadaten lassen sich nicht mehr ändern. Auf Anfrage an die die Funktionsadresse können Metadaten aber noch umgeschrieben oder ergänzt werden. Weiterhin ist es möglich über Aktionen | Kopie dieses Eintrags erstellen einen neuen Datensatz mit ähnlichen Metadaten oder mit Neue Version dieses Eintrags erstellen eine neue Version des bestehenden Datensatzes zu erstellen, welche automatisch mit dem alten verbunden wird.

Registrierung eines Datensatzes in REFODAT

Sie können einen bereits bestehenden Datensatz aus einem anderen Repositorium in REFODAT registrieren. Bitte beachten Sie, dass Sie im entsprechenden Eintrag keine eigentlichen Forschungsdaten - auch keine zusätzlichen Dokumentationsdateien - hochladen können, da Sie lediglich einen Verweis auf bestehende Daten (in einem anderen Repositorium) anlegen. Wenn Sie den bestehenden Datensatz mit ergänzender Dokumentation versehen wollen, nutzen Sie hierfür eine gesonderte Veröffentlichung in REFODAT und führen sie den Bezug zwischen den Ressourcen aus.

Schritt 1

  • Melden Sie sich im Repositorium an und klicken Sie auf Einreichen.
  • Wählen Sie „Registrieren“.
  • Falls der Datensatz bereits einen DOI besitzt, tragen Sie diesen in das Feld ein, damit die Metadaten aus der assoziierten Datenquelle übernommen werden.

Schritt 2

  • Nutzen Sie die Eingabemaske und ergänzen Sie die Metadaten zum Datensatz. Unsere Hinweise zum Ausfüllen des Formulars für Metadaten geben detaillierte Hinweise zur Feldbelegung.
  • Sie sehen nun eine Vorschau Ihres Datensatzes. Zu diesem Zeitpunkt können nur Sie, Redakteur/innen und Administrator/innen den Datensatz sehen.
  • Mit einem Klick auf Speichern wird der Entwurf erstellt.
  • Falls Sie Änderungen an den Metadaten vornehmen möchten, klicken Sie auf Aktionen | bearbeiten dieses Datensatzes, um zur Metadaten-Eingabemaske zurück zu gelangen.
  • Falls Sie sich später entschließen, den Entwurf nicht zu publizieren, löschen Sie ihn bitte über Aktionen | Löschen dieses Dokumentes.

Schritt 3 ‒ Publizieren

Nach dem Registrieren sind die in REFODAT ergänzten Metadaten der registrierten Datenveröffentlichung für die Öffentlichkeit im Internet zugänglich und für diverse Indizes und Aggregatoren auffindbar. Prüfen Sie daher Ihren Eintrag daher sorgfältig.

  • Zur Prüfung der erfassten Metadaten und den hochgeladenen Dateien können Sie über Aktionen | Zugriffsschlüssel verwalten andere REFODAT-Nutzende einladen, um den Datensatz zu sehen bzw. bearbeiten zu können.
  • Klicken sie auf den Button oben rechts Veröffentlichung starten. Bestätigen Sie, dass Sie die Nutzungshinweise gelesen haben und klicken Sie auf Veröffentlichung starten. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.
  • Außerdem wird die Redaktion des TKFDM benachrichtigt und der Redaktionsprozess beginnt.
  • Eine Registrierung in REFODAT ist ausgeschlossen, wenn Rechte Dritter verletzt werden. Wir behalten uns vor, auch nachträglich die Metadaten betroffener Dokumente im Repositorium zu kennzeichnen, wenn wir von Rechtsverletzungen Kenntnis erlangen.
    • Datendubletten von bereits in REFODAT angelegten Datensätzen werden nicht veröffentlicht.
    • Bei Verstößen gegen die Gute wissenschaftliche Praxis werden die Metadaten betroffener Datensätze bei Bekanntwerden entsprechend gekennzeichnet.
  • Die Qualitätsprüfung der Metadaten geht auf folgende Aspekte ein:
    • Integrität der aus der Datenquelle übernommenen Metadaten. Es dürfen lediglich Ergänzungen aber keine Veränderungen vorgenommen worden sein.
    • Metadaten Vollständigkeit
  • Das Ergebnis der Prüfung, insbesondere konkrete Überarbeitungsvorschläge, teilen wir Ihnen in der Regel innerhalb von 14 Tagen per E-Mail mit. Solange der Datensatz noch nicht veröffentlicht ist, können Sie ihn bearbeiten. Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Datensatz für die Öffentlichkeit freigeschaltet ist.

Fertig

Mit dem Eintreffen der Bestätigungs-E-Mail ist der Publikationsprozess abgeschlossen und der Datensatz von einer anderen Plattform in REFODAT registriert. Sollte die E-Mail Sie innerhalb des oben angegebenen Zeitrahmens nicht erreichen, so kontaktieren Sie uns über die Funktionsadresse refodat[at]uni-jena.de unter Nennung des Links (z.B. https://refodat.de/receive/refodat_mods_00000042) zu ihrem Datensatz. Die angelegten Metadaten lassen sich nicht mehr ändern. Auf Anfrage an die die Funktionsadresse können diese aber noch umgeschrieben oder ergänzt werden. Weiterhin ist es möglich über Aktionen | Kopie dieses Eintrags erstellen einen neuen Datensatz mit ähnlichen Metadaten oder mit Neue Version dieses Eintrags erstellen eine neue Version des bestehenden Datensatzes zu erstellen, welche automatisch mit dem alten verbunden wird.